Реестр заинтересованных лиц проекта информационной системы работы с поставщиками в магазин косметики «Глянец». Power — влияние, Interest — заинтересованность (H — высокая, M — средняя, L — низкая).
| ID | Имя | Роль | Power | Interest | Требование / ожидание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Владелец магазина | Собственник бизнеса | H | H | Снижение закупочных цен, отсутствие дефицита ходовых товаров, прозрачные расходы на закупки |
| 2 | Менеджер по закупкам | Основной пользователь | H | H | Единый каталог поставщиков и цен, быстрое создание заказов, контроль сроков поставки |
| 3 | Товаровед / кладовщик | Приёмка товара | M | H | Удобная приёмка по накладной, автоматическое обновление остатков, фиксация пересортицы и брака |
| 4 | Продавец-консультант | Пользователь остатков | L | M | Актуальная информация о наличии и дате ближайшей поставки косметики |
| 5 | Бухгалтер | Учёт расчётов | M | M | Выгрузка данных о поставках и оплатах, контроль задолженности перед поставщиками |
| 6 | Поставщик косметики | Внешний контрагент | M | M | Понятные заказы, своевременная оплата, обратная связь по качеству товара |
| 7 | Администратор ИС | Техподдержка | M | L | Простое управление пользователями и справочниками, журналирование, резервное копирование |
Потребности бизнеса, которые должна закрыть система. Сформулированы на языке проблем, а не решений.
| ID | Потребность | Обоснование |
|---|---|---|
| N1 | Вести единый каталог поставщиков и их товаров с ценами | Сейчас данные разбросаны по Excel, почте и визиткам; сравнить цены сложно |
| N2 | Быстро создавать и отслеживать заказы поставщикам | Заказы ведутся вручную, часть теряется, сроки поставки не контролируются |
| N3 | Контролировать остатки и предупреждать о дефиците | Ходовая косметика заканчивается неожиданно, теряются продажи |
| N4 | Оценивать надёжность поставщиков | Нет истории срывов сроков, брака и пересортицы — выбор поставщика субъективен |
| N5 | Контролировать расчёты и задолженность перед поставщиками | Оплаты и долги считаются вручную, бывают просрочки и переплаты |
| N6 | Сравнивать цены разных поставщиков на один товар | Закупка идёт у привычного поставщика, упускается более выгодная цена |
Основные проектные решения, закрывающие потребности.
| Потребность | Решение в системе |
|---|---|
| N1 | Справочники «Поставщики» и «Товары» с привязкой цен поставщика к позиции каталога |
| N2 | Модуль заказов: создание заказа из каталога, статусы (черновик → отправлен → в пути → принят) |
| N3 | Учёт остатков и автоматические уведомления о достижении минимального запаса |
| N4 | Рейтинг поставщика по срокам, браку и пересортице на основе истории поставок |
| N5 | Учёт оплат и задолженности, напоминания об оплате по условиям договора |
| N6 | Сравнение предложений: по одному товару система показывает цены всех поставщиков |
| Критерий | Показатель | Цель |
|---|---|---|
| Экономия на закупках | Средняя закупочная цена ходовых позиций | −7 % за 6 мес. |
| Наличие товара | Доля дефицитных ходовых позиций | ≤ 5 % |
| Скорость заказа | Время оформления заказа | ≤ 10 мин |
| Соблюдение сроков | Доля поставок в срок | ≥ 90 % |
| Расчёты | Просрочки оплаты поставщикам | 0 |
| Принятие системы | Доля заказов, созданных в системе | ≥ 90 % через 3 мес. |
| ID | Риск | Вероятность | Влияние | Меры снижения |
|---|---|---|---|---|
| R1 | Поставщики не предоставляют актуальные прайсы в нужном формате | Средняя | Высокое | Ручная загрузка прайсов менеджером, шаблон Excel для поставщиков |
| R2 | Сотрудники продолжают вести заказы в Excel | Средняя | Высокое | Обучение, простой интерфейс, отказ от параллельного учёта |
| R3 | Неточные остатки из-за ошибок приёмки | Средняя | Среднее | Приёмка по накладной со сверкой, фиксация пересортицы |
| R4 | Срыв сроков внедрения | Низкая | Среднее | Поэтапный запуск: сначала каталог и заказы, затем рейтинг и расчёты |
| R5 | Утечка коммерческих данных о ценах | Низкая | Высокое | Разграничение доступа по ролям, журналирование |
| Зависимость | От кого / чего | Влияние на проект |
|---|---|---|
| Актуальные прайсы | Поставщики косметики | Без прайсов не работает сравнение цен |
| Справочник товаров | Товаровед магазина | Нужен единый каталог позиций |
| Данные об остатках | Приёмка и продажи | Основа уведомлений о дефиците |
| Платёжные данные | Бухгалтерия / банк | Контроль задолженности и оплат |
| Хостинг и доступ | ИТ-поддержка | Размещение и сопровождение системы |
| Релиз | Содержание |
|---|---|
| 1.0 (пилот) | Справочники поставщиков и товаров, заказы, приёмка, остатки |
| 1.1 | Сравнение цен, уведомления о дефиците, базовые отчёты |
| 1.2 | Рейтинг поставщиков, учёт оплат и задолженности |
| 2.0 | Личный кабинет поставщика, приём прайсов и подтверждение заказов онлайн |
| 2.1 | Прогноз спроса и авто-формирование заявок по минимальному остатку |
| Заинтересованное лицо | Главная ценность | Отношение к проекту |
|---|---|---|
| Владелец магазина | Прибыль и экономия на закупках | Спонсор, поддерживает |
| Менеджер по закупкам | Удобство и скорость работы | Ключевой пользователь, заинтересован |
| Товаровед | Точная приёмка и остатки | Пользователь, нейтрально-положительно |
| Продавец-консультант | Знать наличие товара | Косвенный пользователь |
| Бухгалтер | Контроль расчётов | Пользователь отчётов |
| Поставщик | Стабильные заказы и оплата | Внешний участник, заинтересован |
Соотношение приоритетов проекта по трём параметрам.
| Параметр | Приоритет | Пояснение |
|---|---|---|
| Функции (Scope) | Средний | Базовый набор функций фиксирован, часть переносится в релизы |
| Сроки (Schedule) | Высокий | Пилот нужно запустить к согласованной дате закупочного сезона |
| Бюджет (Cost) | Высокий | Бюджет ограничен, превышение более 10 % недопустимо |
| Качество (Quality) | Высокий | Ошибки в остатках и ценах недопустимы |
| ID | Как… | Я хочу… | Чтобы… |
|---|---|---|---|
| US1 | менеджер по закупкам | видеть цены всех поставщиков на один товар | выбирать самое выгодное предложение |
| US2 | менеджер по закупкам | создать заказ поставщику из каталога в пару кликов | экономить время на оформлении |
| US3 | менеджер по закупкам | отслеживать статус заказа и срок поставки | вовремя реагировать на задержки |
| US4 | товаровед | принимать товар по накладной со сверкой | остатки обновлялись автоматически, а пересортица фиксировалась |
| US5 | менеджер по закупкам | получать уведомление о заканчивающемся товаре | вовремя заказывать ходовые позиции |
| US6 | владелец | видеть рейтинг надёжности поставщиков | работать с теми, кто не срывает сроки |
| US7 | бухгалтер | видеть задолженность перед поставщиками | не допускать просрочек и переплат |
Акторы и функции системы работы с поставщиками. Связь «include» показывает, что создание заказа включает сравнение цен поставщиков.
Процесс заказа товара у поставщика: от достижения минимального остатка до поступления товара на полку. Две дорожки — менеджер по закупкам и поставщик/склад.